Collaboration

Der Presentation Mode ist ideal für Remote-Teams und unterstützt reibungslose, effiziente Team-Meetings. Änderungen sind für alle Nutzer in Echtzeit sichtbar, während die Bandbreitenauslastung im Vergleich zu anderen Tools reduziert bleibt – der Presentation Mode ist deutlich bandbreitenfreundlicher als klassisches Screen Sharing.

Wie funktioniert der Presentation Mode?

Den Button zum Aktivieren des Presentation Mode findest du links oben neben dem Board-Titel. Wenn jemand eine Präsentation startet, erhalten alle anderen User eine Einladung, dieser beizutreten. Sobald der Präsentationsmodus aktiviert ist, erscheint der Pointer, der das Kürzel oder das Avatarbild des aktuellen Präsentators zeigt.

Der Pointer und die farbigen Statuspunkte neben den Avataren in der Filterleiste zeigen allen Usern sofort, wer welche Rolle hat:

• Rot kennzeichnet den Präsentator.
• Blau zeigt alle User an, die dem Präsentator folgen.
• Grün markiert aktive Nutzer, die online sind, dem Präsentationsmodus aber noch nicht beigetreten sind.

Dass du Präsentator bist, erkennst du zudem an einem roten Rahmen rund um das Board.

Durch Verschieben des Presenter Pointers kannst du den Bildschirm aller Benutzer, die den Presentation Mode aktiviert haben, steuern und sie so durch das Board führen. Die Bewegung des Cursors und der Sticky Notes, die vom Präsentator verschoben werden, wird für alle Benutzer angezeigt. Wenn der Präsentator den Description Editor öffnet, ist er für alle Teilnehmer sichtbar (schreibgeschützt). Wenn der Präsentator den Text in einem Sticky bearbeitet, ist dies für alle anderen User in Echtzeit sichtbar (Live Transmission). Auch weitere Aktionen des Präsentators, z. B. das Erstellen von Connection Lines, sind in Echtzeit sichtbar.

Zur besseren Sichtbarkeit sind die vom Präsentator markierten Stickies mit einer goldenen Schattierung gekennzeichnet.

Presentation Toolbar und Rolle übernehmen

In der Presentation Toolbar siehst du auf einen Blick, wer gerade präsentiert und wie viele Boardmitglieder dir bzw. dem Präsentator aktuell folgen (in Echtzeit).

Teilnehmer können die Identität des aktuellen Präsentators sehen und die Rolle des Präsentators übernehmen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

• den Pointer anklicken und bewegen,
• mit einem Rechtsklick den Pointer über das Kontextmenü platzieren,
• in der Presentation Toolbar auf „Take over“ klicken.

Falls sich ein User von der aktuellen Ansicht wegbewegt oder während einer aktiven Präsentation eine Aktion vornimmt, verlässt er die synchronisierte Ansicht und kann unabhängig Änderungen vornehmen. Er erhält die Option, wieder der Präsentation beizutreten: Mit einem Klick auf „Return to Presenter“ folgst du dem Präsentator wieder.

Die Scrum Clock ist ein Teil des Presentation Modes. Immer wenn ein Benutzer den Presentation Mode aktiviert, erscheint die Scrum Clock direkt unter der Filterleiste. Sie wurde speziell für Scrum-Meetings entwickelt, um die Redezeit pro Teilnehmer im Auge zu behalten, und eignet sich auch für Stand-ups und andere getimeboxte Diskussionen. Hier stellst du die Redezeit pro Person ein. 

Jedes Boardmitglied – nicht nur der aktive Präsentator – kann den Timer starten, stoppen und die eingestellte Zeit jederzeit ändern.

Läuft die Zeit ab, zählt die Scrum Clock negativ weiter, bis jemand auf den Pause-Button klickt. So siehst du, um wie viele Minuten die geplante Zeit überzogen wurde.

Die Lens ist ebenso Teil des Presentation Modes. Wenn du nach Aktivierung des Presentation Modes auf ein Sticky klickst, springt der Presenter automatisch an die neue Position. Gleichzeitig wird dieses Sticky in der Lens vergrößert und ist für alle Board-Mitglieder im Presentation Mode sichtbar. So kann jeder User einfach folgen, ohne ein- oder auszoomen zu müssen.

Weitere Infos zur Lens & Sidebar findest du im Bereich „IntelliStickyIntelliSticky“.

Mit der Filter Bar kannst du Stickies nach User, Status, Farbe, Fälligkeitsdatum und Jira-Verknüpfung filtern.

• Die Filter Bar zeigt auf der rechten Seite alle Board-Mitglieder an. Wenn du auf einen Avatar klickst, werden alle IntelliStickies gefiltert, bei denen der User entweder der Sticky Owner oder ein Assignee ist. Du kannst auch mehrere User gleichzeitig auswählen.
• In der Mitte der Filter Bar findest du die weiteren Filteroptionen: Stickies lassen sich nach Status filtern: Open, Waiting for, Cancelled oder Done.
• Es ist auch möglich, nach allen mit Jira verknüpften IntelliStickies oder nach dem Fälligkeitsdatum (Due Date) zu filtern.
• Du kannst IntelliStickies auch nach Farbe filtern – dies ist besonders praktisch, wenn du verschiedene Farb-Kategorien für deine Tasks definiert hast oder mehrere Projekte in einem Board verwaltest.
• Um alle Filter zurückzusetzen, klicke auf den Button „Clear Filter“ ganz rechts.

Die Filter Bar ist besonders hilfreich in Team-Meetings, z. B. in Scrum-Meetings, in denen alle Teammitglieder nacheinander kurz ihre aktuellen Deliverables präsentieren.

Jira Filter

Der Jira Filter funktioniert etwas anders als die übrigen Filter:

• Einmal klicken: Es werden nur Stickies mit Jira-Link angezeigt, und es öffnet sich ein Suchfeld, um nach Jira-Properties zu suchen.
• Zweimal klicken: Es werden ausschließlich Stickies ohne Jira-Verknüpfung angezeigt.

Status-Punkt

Der Statuspunkt neben dem User-Avatar ändert seine Farbe je nach Status des Users:

• Grün = Benutzer ist online
• Rot = Präsentator (nur im Präsentationsmodus)
• Blau = Zuschauer (nur im Präsentationsmodus)

Volltextsuche

Links oben findest du den Button für die Volltextsuche. Verwende die Suchfunktion, um alle im Board enthaltenen IntelliStickies, die dein Keyword enthalten, schnell zu finden.

Sticky-Attribute per Drag & Drop

Du kannst Stickies auch per Drag & Drop aktualisieren: Wähle ein Attribut in der Filterleiste aus und ziehe es auf ein Sticky, um die Änderung sofort zu übernehmen. Das funktioniert für Status, Farbe, Due Date und den Sticky Owner.

Die Info Bar (öffnet sich, wenn du auf den Info-Button links oben im Board klickst) gibt dir einen Überblick über alle IntelliStickies auf dem Board. Abhängig von den gesetzten Filtern oder manuell ausgewählten IntelliStickies (Multi-Select von Stickies mit Aktivierung des entsprechenden Buttons in der Toolbar oder indem du die Shift-Taste gedrückt hältst und mehrere Stickies markierst) ändern sich die Informationen automatisch in Echtzeit. Diese Funktion ist ideal, um auf einen Blick zu sehen, wie viele Stickies einem User zugeordnet sind, wie viele Aufgaben offen sind usw. Auch die Story Points werden in der Info Bar angezeigt.

Ganz oben in der Info Bar findest du die Burn Down Ratio. Sie zeigt den Prozentsatz der „erledigten“ IntelliStickies (Stickies mit dem Status „Done“) im Verhältnis zur Gesamtzahl der ausgewählten Stickies – eine nützliche Indikation, um den Fortschritt deines Projekts zu verfolgen.

Mit dem Pen Tool kannst du handschriftliche Anmerkungen und Freihand-Zeichnungen auf dem Board einfügen, Anmerkungen machen und wichtige Elemente hervorheben – was besonders praktisch ist, wenn du mit ALEAS Board in einer Besprechung oder einem Workshop arbeitest.

• Das Pen Tool kann mit der Maus oder einem beliebigen Stift (z. B. Apple Pencil, Surface Pen) auf einem Tablet oder Touchscreen verwendet werden.
• Klicke unten in der Toolbar auf den Pen-Button, um den Zeichenmodus zu aktivieren. In der Pen Toolbar kannst du mit nur einem Klick zwischen Stift und Marker wechseln.
• Das Wechseln zwischen verschiedenen Farben und Strichstärken ist mit wenigen Klicks möglich. Rechts in der Pen Toolbar findest du fünf frei einstellbare Presets, bei denen du Farbe und Strichstärke festlegst.
• Die zuletzt verwendeten Stifte und Marker im „Federmäppchen“ (Presets) werden über alle Boards hinweg gespeichert.
• Im Zeichenmodus kannst du dich wie gewohnt über das Board bewegen und Linien mit dem Auswahlwerkzeug auswählen. Um eine Linie zu verschieben, klicke sie an, halte die Maustaste gedrückt und ziehe sie an die gewünschte Stelle.
• Jede Zeichnung wird als eigenes Element gespeichert und kann wie ein Template verschoben, skaliert oder gelöscht werden.
• Das Lasso-Werkzeug ist sehr nützlich, um handgezeichnete Elemente auf dem Board auszuwählen: Zeichne eine freie Auswahl um den gewünschten Bereich – alle enthaltenen Elemente werden gemeinsam markiert und lassen sich gemeinsam bearbeiten.

Neben dem Sticky Excel-Export und der Backup-Funktion ist es möglich, Boards als PDF-Datei zu exportieren – ein schneller Weg, um eine lokale Kopie zu speichern, den aktuellen Status des Boards zu dokumentieren oder einen Ausschnitt mit externen Teammitgliedern oder Stakeholdern zu teilen.

So exportierst du dein Board als PDF:

1. Navigiere zum Board-Ausschnitt, den du dokumentieren möchtest.
2. Öffne das Dropdown-Menü neben dem Board-Titel und klicke auf „Export Board“.
3. Halte die Maustaste gedrückt und ziehe den Bereich auf, den du exportieren möchtest. Das PDF wird automatisch generiert.
4. Sobald der Export fertig ist, lädst du die Datei mit einem Klick herunter.
5.  

Die Task List (persönliche Übersicht aller Stickies für jeden User) gibt dir einen vollständigen Überblick über alle Stickies, bei denen du Owner oder Assignee bist. Die Stickies werden nach Board gruppiert angezeigt. Die Task List wird in Echtzeit synchronisiert. Alle Stickies sind voll funktionsfähig, das heißt, du kannst den Text ändern, Beschreibungen, Datum oder Links bearbeiten, nach Jira exportieren usw. Die Filterleiste ist ebenfalls mit allen üblichen Filter- und Suchfunktionen verfügbar.

In deiner Task List siehst du alle Boards, auf die du zumindest Lesezugriff hast. Wenn du ein Fälligkeitsdatum (Due Date) für deine Stickies festgelegt hast, werden diese automatisch nach Datum pro Board sortiert.

Mit einem Klick auf den Pfeil-Button neben dem Board-Titel kannst du direkt in dieses Board springen. Mit einem Rechtsklick auf ein Sticky kannst du dieses direkt im verlinkten Board öffnen („Go to Sticky on Board“).